День двадцать девятый (с половиной).

Всем салют!

Давненько не писал сюда - все никак не могу себя заставить описать тридцатый день.

Ну а пока я записываюсь на четвертый флешмоб в третью команду и приглашаю всех туда же (http://www.infobusiness2.ru/FM4 )! )))

День двадцать девятый. Прошла неделя.

Прошло восемь дней с моей последней записи в этот блог. Я бессознательно решил произвести эксперимент – отказался от системы управления временем совершенно!

Результат оказался предсказуемый – оказался в водовороте дел и позабыл многое, что хотел сделать. Т.е. наиболее критичные дела я успевал делать, но не более того. Очень много, что до этого держал в голове (на КПК) я забыл.
Жить стало чуть легче, когда нет груза дел над головой, но иногда становится грустно от того, что знаешь что на самом деле мог бы совершать гораздо больше дел за то же время.

А без системы это практически невозможно. По крайне мере для меня.

p.s. Кстати, Ден Гридин (маркетинговый антигуру) проводит бесплатный веб-семинар по антикризисному b2b маркетингу. Как участник подобного семинара по директ-маркетингу, уверен что будет интересно и очень полезно. Присоединяйтесь!

День двадцать восьмой. Два дня до часа "Икс".

Сегодня опять не выполнил утренний регламент. И в течение дня не смотрел в КПК. Зато пользовался папками и лотками. В итоге: не сделал несколько важных дел.

Думаю, данная проблема связанна с путаницей в разделе «задачи» моего КПК. Мне просто не удобно работать. К тому же опять накопилась куча дел, которые не помещаются на один экран коммуникатора. Приходится листать. А то что дел очень много – давит морально.

Да и вообще: в списке дел физически не может быть много заданий – если вы менеджер, или, не дай бог управляющий, то время редко принадлежит вам. Все спланировать и выполнить все равно не удастся – ваш план может сорвать один телефонный звонок или внеплановая встреча. Поэтому крайне важно выполнять в первую очередь самые важные дела, а остальные иметь в виду и делать по мере возможности. Иначе, попадете в мою ситуацию – дел куча, дела не выполняются, становится еще больше дел и т.д. Замкнутый круг.

День двадцать седьмой. Три дня до часа "Икс"

Сегодня наконец-то осознал, как нужно правильно работать с папками и лотками. Осознал на собственном опыте. Начну с лотков.

Вася Кислый пишет, что необходимо завести у себя на рабочем месте три лотка: лоток для всей входящей документации, лоток для материалов по текущим проектам и лоток для посылок.

В первый лоток необходимо собирать всю входящую документацию. Это могут быть визитные карточки, которые потом необходимо забить в список контактов, прайс-листы, письма, компакт-диски – все что угодно.

Во втором лотке необходимо держать наиболее важную информацию по текущим проектам. Сначала у меня возник вопрос: а как различать информацию, которая хранится в папке СОПУТ и во втором лотке? Ведь и там и там собирается информацию по текущим проектам?

Но все оказалось гораздо проще: лишь только я начал всерьез пользоваться лотками и папками, все бумажки сами собой нашли себе место. В папке СОПУТ оказались те документы по проектам, которые просматриваются достаточно редко и достаются только в случае необходимости. В лотках же остались только те бумажки, к которым мне необходимо обращаться хотя бы раз в день.

Например, по одному из проектов у меня лежит спецификация к договору, в которой описано что и в каком объеме мы должны предоставить заказчику. В другой папке – акт сверки, который необходимо проверить. Т.е. в этом лотке находится только то, что действительно должно быть на виду и чем заниматься нужно в первую очередь.

В третьем лотке должна храниться внутренняя корреспонденция. Ваши поручения сотрудникам. Например, тот же акт сверки, к которому на скрепке пришпилена бумажка: «Для Ольги. Проверь все ли правильно!». Данная посылка попадет завтра к Ольге вместе с остальными поручениями, которые находятся в том же лотке. Таким образом, в данном лотке хранятся материалы, которые нуждаются в дальнейшей обработке, но обрабатывать которые будете уже не вы.

Сюда же добавлю, что в папке СПРАВ материалы должны находиться в алфавитном порядке. Желательно чтобы в папке были также какие-нибудь разделители. Сегодня это на собственной шкуре ощутил – искать одну бумажку среди двадцати других не очень приятно. А когда их будет несколько сотен, то вообще ничего не найдешь.

И все-таки очень приятное ощущение, когда уходишь с работы, а твой рабочий стол остается в идеальном порядке. Все лежит на своих местах. Более того, любую бумажку можно найти в течении двадцати секунд. Попробуйте, вам понравится!

День двадцать шестой. Качество, а не количество.

Сегодня утром провел регламент, но за весь день так и не заглянул в КПК. Но тем не мене я очень даже собой сегодня доволен. А все потому, что я за сегодняшний день сделал четыре очень важных дела, самых приоритетных на данный момент: договорился о рекламе, заказал наконец-то стенды для себя и заказчика, и вовремя выполнил заказ для одного из самых ценных своих клиентов (пускай пришлось задержаться до ночи на работе).

Отсюда мораль, можно выполнить кучу мелких, ничего не стоящий дел, и чувствовать себя после этого хреного, а можно за весь день сделать два-три дела, и чувствовать себя героем. Важно качество, а не количество, умение, а не размер. Но это я уже не в тему начал! ))

Главное, сосредотачивать внимание на тех делах, которые наиболее важны для вас в данный момент. Вся куча мелких дел может не стоить одного, поистене значимого.

День двадцать пятый. Промежуточные итоги.

Двадцать пять дней прошло с того дня как я решил завести этот блог. Изначально, я планировал посвятить полностью этот блог описанию внедрения системы тайм-менеджмента Васи Кислого. Думал, буду каждый день следовать данной системе и делать записи об этом в блог. Ага! На деле все оказалось сложнее. Уже сейчас стало понятно, что я не уложусь в тридцать дней, чтобы привыкнуть к данной системе. Она оказалась сложнее, многограннее, чем я думал. И самое главное, я понял, что было внедрять ее нужно сразу полностью, а не хватать самые приятные и легкие для исполнения части. Потому что система, она и то на то и система, что значима в целом, а не в деталях.

Совсем не сложно записывать дела в коммуникатор, сложно в течение дня заглядывать в него и выполнять записанные там дела. Несложно записывать свои мысли в КПК, сложно выкристаллизовывать из этих мыслей новые дела и проекты.

Самым сложным для меня оказалось вести утренний регламент. Причем сложность заключается в том, что не каждое утро я встаю вовремя и успеваю провести регламент. Глупо, правда? Человек пытается организовать свою жизнь, но не может заставить себя вставать вовремя.

Еще одна сложность возникла у меня с лотками для бумаги и папками. Ну, как сложность? Я купил их только на двадцатый день пользованием системой. А как без лотков и папок упорядочить свои бумаги?

Еще один косяк произошел с еженедельным регламентом, вернее с невыполнением еженедельного регламента. Также, возникли проблемы с текущими проектами, ведением дневника и фиксированием своих мыслей.

Думаете все так плохо? Черта с два! За это время я приобрел несколько очень полезных привычек и навыков.

Первое, я приучил себя писать в блог каждый день. До этого я начинал вести блоги несколько раз, но дальше пары постов дело не продвигалось.

Второе, мне стало реально легко писать новые сообщения: на каждый пост у меня уходит от 10 до 30 минут, причем пишется все влет, экспромтом.

Третье, я приучил себя фиксировать большую часть своих дел и мыслей. А это значит, что дела меньше теряются, а мысли остаются со мной.

Четвертое, у меня идеально чистое рабочее место, как на работе, так и дома. Сотрудника даже подшучивают надо мной: «Сразу видно кто тут работает, а кто нет!».

Ну и в заключении пятое, я стал глубже понимать суть Системы. Возможно, система Васи Кислого, и особенно, язык его описания может показаться кому-то нестоящей, или даже примитивной. Но на самом деле, практически в каждом предложении Васи Кислого есть смысл, причем смысл немалый. Система буквально кладезь тайм-менеджменских идей: все четко систематизировано и разжевано (и не важно, что большую часть идей можно встретить у Дэвида Аллена и в других книжках по тайм-менеджменту).

Буду работать над собой дальше.

День двадцать четвертый. Магия цифр.

Сегодня видел, как один из наших партнеров отсчитывал сотрудника, девушку лет 30. Она отвечает за одно из направлений его бизнеса, и большая часть ее работы заключается в работе с поставщиками. Так вот, в последнее время ее направление, дай бог, выходило в ноль, а то и было убыточным. Цены, которые она выставляла, неконкурентоспособны, маржа маленькая, продажи низкие. И все это было отраженно в нескольких таблицах на столе у директора.

Директор начал указывать ей на все ее огрехи, объяснять, что с такой наценкой, которую делает она, они ничего не зарабатывают, что так дальше нельзя и т.д. Но у сотрудницы на все находились отговорки: я говорила, я еще тогда не работала и т.д. И тогда директор ей сказал: «Понимаешь, все твои отговорки – полная фигня! Я уже не помню, что было год назад, или что говорили месяц назад. Но я вижу по этим таблицам, что у нас идут убытки и наши цены выше средних по городу. Значит, ты работаешь плохо! Это самый важный показатель.». Я побеседовал с ним после того как сотрудница ушла и узнал, что в понедельник ее уволит.

Мораль этой истории в том, что то как вы работаете всегда могут сказать цифры. Если продажи растут (либо другой показатель вашей работы), то вы работаете хорошо, если цифры говорят об обратном, то вы работаете плохо. Если вы работаете плохо, то вы работаете не в том месте и не на той должности. Один хрен вас нужно уволить. Вот такая вот магия цифр.