День двадцать шестой. Качество, а не количество.

Сегодня утром провел регламент, но за весь день так и не заглянул в КПК. Но тем не мене я очень даже собой сегодня доволен. А все потому, что я за сегодняшний день сделал четыре очень важных дела, самых приоритетных на данный момент: договорился о рекламе, заказал наконец-то стенды для себя и заказчика, и вовремя выполнил заказ для одного из самых ценных своих клиентов (пускай пришлось задержаться до ночи на работе).

Отсюда мораль, можно выполнить кучу мелких, ничего не стоящий дел, и чувствовать себя после этого хреного, а можно за весь день сделать два-три дела, и чувствовать себя героем. Важно качество, а не количество, умение, а не размер. Но это я уже не в тему начал! ))

Главное, сосредотачивать внимание на тех делах, которые наиболее важны для вас в данный момент. Вся куча мелких дел может не стоить одного, поистене значимого.

День двадцать пятый. Промежуточные итоги.

Двадцать пять дней прошло с того дня как я решил завести этот блог. Изначально, я планировал посвятить полностью этот блог описанию внедрения системы тайм-менеджмента Васи Кислого. Думал, буду каждый день следовать данной системе и делать записи об этом в блог. Ага! На деле все оказалось сложнее. Уже сейчас стало понятно, что я не уложусь в тридцать дней, чтобы привыкнуть к данной системе. Она оказалась сложнее, многограннее, чем я думал. И самое главное, я понял, что было внедрять ее нужно сразу полностью, а не хватать самые приятные и легкие для исполнения части. Потому что система, она и то на то и система, что значима в целом, а не в деталях.

Совсем не сложно записывать дела в коммуникатор, сложно в течение дня заглядывать в него и выполнять записанные там дела. Несложно записывать свои мысли в КПК, сложно выкристаллизовывать из этих мыслей новые дела и проекты.

Самым сложным для меня оказалось вести утренний регламент. Причем сложность заключается в том, что не каждое утро я встаю вовремя и успеваю провести регламент. Глупо, правда? Человек пытается организовать свою жизнь, но не может заставить себя вставать вовремя.

Еще одна сложность возникла у меня с лотками для бумаги и папками. Ну, как сложность? Я купил их только на двадцатый день пользованием системой. А как без лотков и папок упорядочить свои бумаги?

Еще один косяк произошел с еженедельным регламентом, вернее с невыполнением еженедельного регламента. Также, возникли проблемы с текущими проектами, ведением дневника и фиксированием своих мыслей.

Думаете все так плохо? Черта с два! За это время я приобрел несколько очень полезных привычек и навыков.

Первое, я приучил себя писать в блог каждый день. До этого я начинал вести блоги несколько раз, но дальше пары постов дело не продвигалось.

Второе, мне стало реально легко писать новые сообщения: на каждый пост у меня уходит от 10 до 30 минут, причем пишется все влет, экспромтом.

Третье, я приучил себя фиксировать большую часть своих дел и мыслей. А это значит, что дела меньше теряются, а мысли остаются со мной.

Четвертое, у меня идеально чистое рабочее место, как на работе, так и дома. Сотрудника даже подшучивают надо мной: «Сразу видно кто тут работает, а кто нет!».

Ну и в заключении пятое, я стал глубже понимать суть Системы. Возможно, система Васи Кислого, и особенно, язык его описания может показаться кому-то нестоящей, или даже примитивной. Но на самом деле, практически в каждом предложении Васи Кислого есть смысл, причем смысл немалый. Система буквально кладезь тайм-менеджменских идей: все четко систематизировано и разжевано (и не важно, что большую часть идей можно встретить у Дэвида Аллена и в других книжках по тайм-менеджменту).

Буду работать над собой дальше.

День двадцать четвертый. Магия цифр.

Сегодня видел, как один из наших партнеров отсчитывал сотрудника, девушку лет 30. Она отвечает за одно из направлений его бизнеса, и большая часть ее работы заключается в работе с поставщиками. Так вот, в последнее время ее направление, дай бог, выходило в ноль, а то и было убыточным. Цены, которые она выставляла, неконкурентоспособны, маржа маленькая, продажи низкие. И все это было отраженно в нескольких таблицах на столе у директора.

Директор начал указывать ей на все ее огрехи, объяснять, что с такой наценкой, которую делает она, они ничего не зарабатывают, что так дальше нельзя и т.д. Но у сотрудницы на все находились отговорки: я говорила, я еще тогда не работала и т.д. И тогда директор ей сказал: «Понимаешь, все твои отговорки – полная фигня! Я уже не помню, что было год назад, или что говорили месяц назад. Но я вижу по этим таблицам, что у нас идут убытки и наши цены выше средних по городу. Значит, ты работаешь плохо! Это самый важный показатель.». Я побеседовал с ним после того как сотрудница ушла и узнал, что в понедельник ее уволит.

Мораль этой истории в том, что то как вы работаете всегда могут сказать цифры. Если продажи растут (либо другой показатель вашей работы), то вы работаете хорошо, если цифры говорят об обратном, то вы работаете плохо. Если вы работаете плохо, то вы работаете не в том месте и не на той должности. Один хрен вас нужно уволить. Вот такая вот магия цифр.

День двадцать третий. Еще одна волшебная папка.

Вчера я забыл упомянуть еще одну важную папку – МБКН, «Может быть, когда-нибудь». Эта папка – аналог категории MAYBE в КПК. «Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите идею в IN для завтрашней обработки в рамках регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике, и с лейблом). Ваша ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в бумажных носителях».

Еще одно важное дополнение – все эти папки должны находиться от вас на расстоянии вытянутой руки. У меня они стоят на подоконнике около стола. А на столе между тем нет ничего лишнего! (эту проблему, захламленного рабочего пространства, я уже, тьфу-тьфу победил).

Сегодня принес работы все папки, но разобраться не успел. Надеюсь добью их завтра (разложить все файлы по папкам строго по категориям СПРАВ, СОПУТ, МУЗЕЙ И МБКН).

День двадцать второй. Три волшебные папки.

Сегодня забрал с работы ящик с входящими документами – обычную коробку из под бумаги А4, в которую я сгреб весь хлам со своего рабочего стола и всех лотков. Он был набит больше чем наполовину этим бумажным мусором.

Дома в течение двух часов я разбирал этот хлам в соответствии с системой – каждую бумажку в отдельный файл, на файл наклеить наклейку и подписать и файл вложить в большую папку. В итоге у меня получились две обычные папки для документов (типа бухгалтерских), в которых аккуратно лежат файлы с различными материалами.

Завтра останется разложить все эти файлы по папкам в правильном порядке, потому что пока я их вставлял без разбора. Согласно системе, у меня должно быть три папки, со смешными названиями «МУЗЕЙ», «СОПУТ», «СПРАВ».

В папке «МУЗЕЙ» должны храниться бумажки, которые по разным причинам жалко выкинуть. Например, старый рекламный буклет, прайс-лист и т.д. Все то, от чего прямой пользы вам скорее всего не будет, но что может когда-нибудь пригодиться. К примеру, в эту папку я вложил свою первую рекламную работу – буклет, рекламные модули в котором я успешно продал в начале своей рекламной карьеры.

В папке «СПРАВ» должны храниться все справочные материалы. Все, что может пригодиться и что при необходимости нужно быстро найти. Здесь могут быть прайс-листы ваших поставщиков, документы и т.д.

И последняя папка – «СОПУТ». В данной папке хранятся все материалы, необходимые вам для текущих проектов. У меня это, например, заявка на этикетки от одного из заказчиков, образцы этих этикеток, мои расчеты и т.д.

Нужно было давно завести все эти папки! Очень приятно чувство, что у тебя все находится на своих местах. Везде порядок, все можно быстро найти. Все аккуратно.

И все это достигается покупкой трех больших папок (с арочным механизмом), трех пластиковых лотков для документов, пачки файлов А4 размера, пачки наклеек и все! Согласитесь, совсем небольшие вложения для организация вашей работы и вашего рабочего места.

День двадцать первый. Чистый рабочий стол.

Сегодня наконец-то привезли канцелярские принадлежности. Теперь я наконец-то смогу упорядочить всю бумажную информацию в соответствии с системой Васи Кислого! Замечу, что на моем рабочем столе, когда меня нет в офисе, находится только кубарик с бумагой, ручка около него и калькулятор. Входные лотки стоят на подоконнике рядом. Осталось завести папки для документов. Этим займусь в завтра-послезавтра.

Т.е. сейчас мое рабочее место очень чистое, ничего не мешается, ничего не отвлекает. Всю входящую информацию стараюсь записывать в электронном виде: либо в блокнот и на рабочий стол компьютера, либо в папку «Мои документы», либо в заметки аутлука или коммуникатора. По идее, вся входящая информация должна находиться в одном месте (т.е. в заметках аутлука), но мне пока так не удобно.

О рабочих столах. Был недавно у одного из своих партнеров. Он сидит за громадным рабочим столом, который сверху донизу завален бумагами, счетами, папками и прочим хламом. Со стороны выглядит так, словно человек не может разобраться со своими делами, организоваться. Так же, наверное, и я выглядел до того, как начал пользоваться системой.

Но что-то мне подсказывает, что на эту привычку тридцати дней мне не хватит… Зато писать в блог каждый день я себя уже приучил! ))

День двадцатый. День без системы.

Со вчерашнего дня не пользовался системой и ситуация стала плачевна. Я забыл сделать очень важный звонок, в результате чего появились дополнительные расходы, не записал несколько важных мыслей, которые потом вылетели из головы. Короче, все вернулось к тому, что было до того, как я начал пользоваться данной системой. К неорганизованности. Все-таки, в последнее время я стал более организованным, даже рабочий стол держу практически в идеальной чистоте!!

Забыл упомянуть, что сегодня почти проспал на работу, и весь день дико болела голова. Может от недосыпа или из-за магнитных бурь. Соответственно, с утра не провел регламент, а потом и времени не было.

Интересное наблюдение: когда на работе избавляешься от человека, который плохо работает (не выполняет свои обязанности), то атмосфера в коллективе оздоровляется, и меньшее количество народа делает больший объем работ.

Несколько дней назад уволили сотрудника, который не соответствовал занимаемой должности (менеджер без ответственности и инициативы). Работу, которую он должен был выполнять, частично делали другие менеджеры. Также, он не спешил помогать коллегам, когда был свободен. Поэтому, после его ухода старые сотрудники выполняют почти тот же объем работ, что и раньше, но морально работать им стало легче – они делают свою работу, а не работают за другого.

Старайтесь не затягивать с увольнением тех людей, с которыми вам не по-пути! Иначе они, так или иначе, будут тормозить ваш бизнес и ваше дело. Об этом я напишу подробнее в одном из следующих постов.