вторник, 21 октября 2008 г.

День двадцать седьмой. Три дня до часа "Икс"

Сегодня наконец-то осознал, как нужно правильно работать с папками и лотками. Осознал на собственном опыте. Начну с лотков.

Вася Кислый пишет, что необходимо завести у себя на рабочем месте три лотка: лоток для всей входящей документации, лоток для материалов по текущим проектам и лоток для посылок.

В первый лоток необходимо собирать всю входящую документацию. Это могут быть визитные карточки, которые потом необходимо забить в список контактов, прайс-листы, письма, компакт-диски – все что угодно.

Во втором лотке необходимо держать наиболее важную информацию по текущим проектам. Сначала у меня возник вопрос: а как различать информацию, которая хранится в папке СОПУТ и во втором лотке? Ведь и там и там собирается информацию по текущим проектам?

Но все оказалось гораздо проще: лишь только я начал всерьез пользоваться лотками и папками, все бумажки сами собой нашли себе место. В папке СОПУТ оказались те документы по проектам, которые просматриваются достаточно редко и достаются только в случае необходимости. В лотках же остались только те бумажки, к которым мне необходимо обращаться хотя бы раз в день.

Например, по одному из проектов у меня лежит спецификация к договору, в которой описано что и в каком объеме мы должны предоставить заказчику. В другой папке – акт сверки, который необходимо проверить. Т.е. в этом лотке находится только то, что действительно должно быть на виду и чем заниматься нужно в первую очередь.

В третьем лотке должна храниться внутренняя корреспонденция. Ваши поручения сотрудникам. Например, тот же акт сверки, к которому на скрепке пришпилена бумажка: «Для Ольги. Проверь все ли правильно!». Данная посылка попадет завтра к Ольге вместе с остальными поручениями, которые находятся в том же лотке. Таким образом, в данном лотке хранятся материалы, которые нуждаются в дальнейшей обработке, но обрабатывать которые будете уже не вы.

Сюда же добавлю, что в папке СПРАВ материалы должны находиться в алфавитном порядке. Желательно чтобы в папке были также какие-нибудь разделители. Сегодня это на собственной шкуре ощутил – искать одну бумажку среди двадцати других не очень приятно. А когда их будет несколько сотен, то вообще ничего не найдешь.

И все-таки очень приятное ощущение, когда уходишь с работы, а твой рабочий стол остается в идеальном порядке. Все лежит на своих местах. Более того, любую бумажку можно найти в течении двадцати секунд. Попробуйте, вам понравится!

Комментариев нет: