До нового года один день. А теперь:

"Я хочу бесплатно получить книгу Николая Мрочковского (www.finance1.ru) "Сквозь тернии к звездам. Как стать настоящим бизнесменом". Подробности здесь - http://finance1.livejournal.com/93294.html"

День двадцать девятый с тремя четвертями

Всем привет!

Давненько сюда не писал, но обещаю исправиться и написать "День тридцатый" еще в этом году. После нового года немного изменится формат блога, но об этом читайте в январе. Сейчас могу сказать Вам лишь то, что я планирую запустить новую 30-дневную "привычку" по одному из методов привлечения клиентов.

Пару слов о личных финансов.

У меня частенько бывает так (всегда практически), что деньги "уплывают" совершенно непонятно куда. Смотришь - вроде есть, а через пару недель уже нет. И вроде бы ничего серьезного и не покупал. Куда делись?...

В последнее время стал фиксировать свои траты в ежедневнике, как набежит пару недель, все это буду анализировать.

Так совпало, что один из самых известных русскоязычных бизнес-тренеров, Александр Левитас (о семинаре которого я не так давно писал) в закрытом доступе будет обсуждать тему личных финансов. Рекомендую записаться туда всем, кто хочет научиться правильно считать свои деньги.

До встречи!

День двадцать девятый (с половиной).

Всем салют!

Давненько не писал сюда - все никак не могу себя заставить описать тридцатый день.

Ну а пока я записываюсь на четвертый флешмоб в третью команду и приглашаю всех туда же (http://www.infobusiness2.ru/FM4 )! )))

День двадцать девятый. Прошла неделя.

Прошло восемь дней с моей последней записи в этот блог. Я бессознательно решил произвести эксперимент – отказался от системы управления временем совершенно!

Результат оказался предсказуемый – оказался в водовороте дел и позабыл многое, что хотел сделать. Т.е. наиболее критичные дела я успевал делать, но не более того. Очень много, что до этого держал в голове (на КПК) я забыл.
Жить стало чуть легче, когда нет груза дел над головой, но иногда становится грустно от того, что знаешь что на самом деле мог бы совершать гораздо больше дел за то же время.

А без системы это практически невозможно. По крайне мере для меня.

p.s. Кстати, Ден Гридин (маркетинговый антигуру) проводит бесплатный веб-семинар по антикризисному b2b маркетингу. Как участник подобного семинара по директ-маркетингу, уверен что будет интересно и очень полезно. Присоединяйтесь!

День двадцать восьмой. Два дня до часа "Икс".

Сегодня опять не выполнил утренний регламент. И в течение дня не смотрел в КПК. Зато пользовался папками и лотками. В итоге: не сделал несколько важных дел.

Думаю, данная проблема связанна с путаницей в разделе «задачи» моего КПК. Мне просто не удобно работать. К тому же опять накопилась куча дел, которые не помещаются на один экран коммуникатора. Приходится листать. А то что дел очень много – давит морально.

Да и вообще: в списке дел физически не может быть много заданий – если вы менеджер, или, не дай бог управляющий, то время редко принадлежит вам. Все спланировать и выполнить все равно не удастся – ваш план может сорвать один телефонный звонок или внеплановая встреча. Поэтому крайне важно выполнять в первую очередь самые важные дела, а остальные иметь в виду и делать по мере возможности. Иначе, попадете в мою ситуацию – дел куча, дела не выполняются, становится еще больше дел и т.д. Замкнутый круг.

День двадцать седьмой. Три дня до часа "Икс"

Сегодня наконец-то осознал, как нужно правильно работать с папками и лотками. Осознал на собственном опыте. Начну с лотков.

Вася Кислый пишет, что необходимо завести у себя на рабочем месте три лотка: лоток для всей входящей документации, лоток для материалов по текущим проектам и лоток для посылок.

В первый лоток необходимо собирать всю входящую документацию. Это могут быть визитные карточки, которые потом необходимо забить в список контактов, прайс-листы, письма, компакт-диски – все что угодно.

Во втором лотке необходимо держать наиболее важную информацию по текущим проектам. Сначала у меня возник вопрос: а как различать информацию, которая хранится в папке СОПУТ и во втором лотке? Ведь и там и там собирается информацию по текущим проектам?

Но все оказалось гораздо проще: лишь только я начал всерьез пользоваться лотками и папками, все бумажки сами собой нашли себе место. В папке СОПУТ оказались те документы по проектам, которые просматриваются достаточно редко и достаются только в случае необходимости. В лотках же остались только те бумажки, к которым мне необходимо обращаться хотя бы раз в день.

Например, по одному из проектов у меня лежит спецификация к договору, в которой описано что и в каком объеме мы должны предоставить заказчику. В другой папке – акт сверки, который необходимо проверить. Т.е. в этом лотке находится только то, что действительно должно быть на виду и чем заниматься нужно в первую очередь.

В третьем лотке должна храниться внутренняя корреспонденция. Ваши поручения сотрудникам. Например, тот же акт сверки, к которому на скрепке пришпилена бумажка: «Для Ольги. Проверь все ли правильно!». Данная посылка попадет завтра к Ольге вместе с остальными поручениями, которые находятся в том же лотке. Таким образом, в данном лотке хранятся материалы, которые нуждаются в дальнейшей обработке, но обрабатывать которые будете уже не вы.

Сюда же добавлю, что в папке СПРАВ материалы должны находиться в алфавитном порядке. Желательно чтобы в папке были также какие-нибудь разделители. Сегодня это на собственной шкуре ощутил – искать одну бумажку среди двадцати других не очень приятно. А когда их будет несколько сотен, то вообще ничего не найдешь.

И все-таки очень приятное ощущение, когда уходишь с работы, а твой рабочий стол остается в идеальном порядке. Все лежит на своих местах. Более того, любую бумажку можно найти в течении двадцати секунд. Попробуйте, вам понравится!

День двадцать шестой. Качество, а не количество.

Сегодня утром провел регламент, но за весь день так и не заглянул в КПК. Но тем не мене я очень даже собой сегодня доволен. А все потому, что я за сегодняшний день сделал четыре очень важных дела, самых приоритетных на данный момент: договорился о рекламе, заказал наконец-то стенды для себя и заказчика, и вовремя выполнил заказ для одного из самых ценных своих клиентов (пускай пришлось задержаться до ночи на работе).

Отсюда мораль, можно выполнить кучу мелких, ничего не стоящий дел, и чувствовать себя после этого хреного, а можно за весь день сделать два-три дела, и чувствовать себя героем. Важно качество, а не количество, умение, а не размер. Но это я уже не в тему начал! ))

Главное, сосредотачивать внимание на тех делах, которые наиболее важны для вас в данный момент. Вся куча мелких дел может не стоить одного, поистене значимого.

День двадцать пятый. Промежуточные итоги.

Двадцать пять дней прошло с того дня как я решил завести этот блог. Изначально, я планировал посвятить полностью этот блог описанию внедрения системы тайм-менеджмента Васи Кислого. Думал, буду каждый день следовать данной системе и делать записи об этом в блог. Ага! На деле все оказалось сложнее. Уже сейчас стало понятно, что я не уложусь в тридцать дней, чтобы привыкнуть к данной системе. Она оказалась сложнее, многограннее, чем я думал. И самое главное, я понял, что было внедрять ее нужно сразу полностью, а не хватать самые приятные и легкие для исполнения части. Потому что система, она и то на то и система, что значима в целом, а не в деталях.

Совсем не сложно записывать дела в коммуникатор, сложно в течение дня заглядывать в него и выполнять записанные там дела. Несложно записывать свои мысли в КПК, сложно выкристаллизовывать из этих мыслей новые дела и проекты.

Самым сложным для меня оказалось вести утренний регламент. Причем сложность заключается в том, что не каждое утро я встаю вовремя и успеваю провести регламент. Глупо, правда? Человек пытается организовать свою жизнь, но не может заставить себя вставать вовремя.

Еще одна сложность возникла у меня с лотками для бумаги и папками. Ну, как сложность? Я купил их только на двадцатый день пользованием системой. А как без лотков и папок упорядочить свои бумаги?

Еще один косяк произошел с еженедельным регламентом, вернее с невыполнением еженедельного регламента. Также, возникли проблемы с текущими проектами, ведением дневника и фиксированием своих мыслей.

Думаете все так плохо? Черта с два! За это время я приобрел несколько очень полезных привычек и навыков.

Первое, я приучил себя писать в блог каждый день. До этого я начинал вести блоги несколько раз, но дальше пары постов дело не продвигалось.

Второе, мне стало реально легко писать новые сообщения: на каждый пост у меня уходит от 10 до 30 минут, причем пишется все влет, экспромтом.

Третье, я приучил себя фиксировать большую часть своих дел и мыслей. А это значит, что дела меньше теряются, а мысли остаются со мной.

Четвертое, у меня идеально чистое рабочее место, как на работе, так и дома. Сотрудника даже подшучивают надо мной: «Сразу видно кто тут работает, а кто нет!».

Ну и в заключении пятое, я стал глубже понимать суть Системы. Возможно, система Васи Кислого, и особенно, язык его описания может показаться кому-то нестоящей, или даже примитивной. Но на самом деле, практически в каждом предложении Васи Кислого есть смысл, причем смысл немалый. Система буквально кладезь тайм-менеджменских идей: все четко систематизировано и разжевано (и не важно, что большую часть идей можно встретить у Дэвида Аллена и в других книжках по тайм-менеджменту).

Буду работать над собой дальше.

День двадцать четвертый. Магия цифр.

Сегодня видел, как один из наших партнеров отсчитывал сотрудника, девушку лет 30. Она отвечает за одно из направлений его бизнеса, и большая часть ее работы заключается в работе с поставщиками. Так вот, в последнее время ее направление, дай бог, выходило в ноль, а то и было убыточным. Цены, которые она выставляла, неконкурентоспособны, маржа маленькая, продажи низкие. И все это было отраженно в нескольких таблицах на столе у директора.

Директор начал указывать ей на все ее огрехи, объяснять, что с такой наценкой, которую делает она, они ничего не зарабатывают, что так дальше нельзя и т.д. Но у сотрудницы на все находились отговорки: я говорила, я еще тогда не работала и т.д. И тогда директор ей сказал: «Понимаешь, все твои отговорки – полная фигня! Я уже не помню, что было год назад, или что говорили месяц назад. Но я вижу по этим таблицам, что у нас идут убытки и наши цены выше средних по городу. Значит, ты работаешь плохо! Это самый важный показатель.». Я побеседовал с ним после того как сотрудница ушла и узнал, что в понедельник ее уволит.

Мораль этой истории в том, что то как вы работаете всегда могут сказать цифры. Если продажи растут (либо другой показатель вашей работы), то вы работаете хорошо, если цифры говорят об обратном, то вы работаете плохо. Если вы работаете плохо, то вы работаете не в том месте и не на той должности. Один хрен вас нужно уволить. Вот такая вот магия цифр.

День двадцать третий. Еще одна волшебная папка.

Вчера я забыл упомянуть еще одну важную папку – МБКН, «Может быть, когда-нибудь». Эта папка – аналог категории MAYBE в КПК. «Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите идею в IN для завтрашней обработки в рамках регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике, и с лейблом). Ваша ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в бумажных носителях».

Еще одно важное дополнение – все эти папки должны находиться от вас на расстоянии вытянутой руки. У меня они стоят на подоконнике около стола. А на столе между тем нет ничего лишнего! (эту проблему, захламленного рабочего пространства, я уже, тьфу-тьфу победил).

Сегодня принес работы все папки, но разобраться не успел. Надеюсь добью их завтра (разложить все файлы по папкам строго по категориям СПРАВ, СОПУТ, МУЗЕЙ И МБКН).

День двадцать второй. Три волшебные папки.

Сегодня забрал с работы ящик с входящими документами – обычную коробку из под бумаги А4, в которую я сгреб весь хлам со своего рабочего стола и всех лотков. Он был набит больше чем наполовину этим бумажным мусором.

Дома в течение двух часов я разбирал этот хлам в соответствии с системой – каждую бумажку в отдельный файл, на файл наклеить наклейку и подписать и файл вложить в большую папку. В итоге у меня получились две обычные папки для документов (типа бухгалтерских), в которых аккуратно лежат файлы с различными материалами.

Завтра останется разложить все эти файлы по папкам в правильном порядке, потому что пока я их вставлял без разбора. Согласно системе, у меня должно быть три папки, со смешными названиями «МУЗЕЙ», «СОПУТ», «СПРАВ».

В папке «МУЗЕЙ» должны храниться бумажки, которые по разным причинам жалко выкинуть. Например, старый рекламный буклет, прайс-лист и т.д. Все то, от чего прямой пользы вам скорее всего не будет, но что может когда-нибудь пригодиться. К примеру, в эту папку я вложил свою первую рекламную работу – буклет, рекламные модули в котором я успешно продал в начале своей рекламной карьеры.

В папке «СПРАВ» должны храниться все справочные материалы. Все, что может пригодиться и что при необходимости нужно быстро найти. Здесь могут быть прайс-листы ваших поставщиков, документы и т.д.

И последняя папка – «СОПУТ». В данной папке хранятся все материалы, необходимые вам для текущих проектов. У меня это, например, заявка на этикетки от одного из заказчиков, образцы этих этикеток, мои расчеты и т.д.

Нужно было давно завести все эти папки! Очень приятно чувство, что у тебя все находится на своих местах. Везде порядок, все можно быстро найти. Все аккуратно.

И все это достигается покупкой трех больших папок (с арочным механизмом), трех пластиковых лотков для документов, пачки файлов А4 размера, пачки наклеек и все! Согласитесь, совсем небольшие вложения для организация вашей работы и вашего рабочего места.

День двадцать первый. Чистый рабочий стол.

Сегодня наконец-то привезли канцелярские принадлежности. Теперь я наконец-то смогу упорядочить всю бумажную информацию в соответствии с системой Васи Кислого! Замечу, что на моем рабочем столе, когда меня нет в офисе, находится только кубарик с бумагой, ручка около него и калькулятор. Входные лотки стоят на подоконнике рядом. Осталось завести папки для документов. Этим займусь в завтра-послезавтра.

Т.е. сейчас мое рабочее место очень чистое, ничего не мешается, ничего не отвлекает. Всю входящую информацию стараюсь записывать в электронном виде: либо в блокнот и на рабочий стол компьютера, либо в папку «Мои документы», либо в заметки аутлука или коммуникатора. По идее, вся входящая информация должна находиться в одном месте (т.е. в заметках аутлука), но мне пока так не удобно.

О рабочих столах. Был недавно у одного из своих партнеров. Он сидит за громадным рабочим столом, который сверху донизу завален бумагами, счетами, папками и прочим хламом. Со стороны выглядит так, словно человек не может разобраться со своими делами, организоваться. Так же, наверное, и я выглядел до того, как начал пользоваться системой.

Но что-то мне подсказывает, что на эту привычку тридцати дней мне не хватит… Зато писать в блог каждый день я себя уже приучил! ))

День двадцатый. День без системы.

Со вчерашнего дня не пользовался системой и ситуация стала плачевна. Я забыл сделать очень важный звонок, в результате чего появились дополнительные расходы, не записал несколько важных мыслей, которые потом вылетели из головы. Короче, все вернулось к тому, что было до того, как я начал пользоваться данной системой. К неорганизованности. Все-таки, в последнее время я стал более организованным, даже рабочий стол держу практически в идеальной чистоте!!

Забыл упомянуть, что сегодня почти проспал на работу, и весь день дико болела голова. Может от недосыпа или из-за магнитных бурь. Соответственно, с утра не провел регламент, а потом и времени не было.

Интересное наблюдение: когда на работе избавляешься от человека, который плохо работает (не выполняет свои обязанности), то атмосфера в коллективе оздоровляется, и меньшее количество народа делает больший объем работ.

Несколько дней назад уволили сотрудника, который не соответствовал занимаемой должности (менеджер без ответственности и инициативы). Работу, которую он должен был выполнять, частично делали другие менеджеры. Также, он не спешил помогать коллегам, когда был свободен. Поэтому, после его ухода старые сотрудники выполняют почти тот же объем работ, что и раньше, но морально работать им стало легче – они делают свою работу, а не работают за другого.

Старайтесь не затягивать с увольнением тех людей, с которыми вам не по-пути! Иначе они, так или иначе, будут тормозить ваш бизнес и ваше дело. Об этом я напишу подробнее в одном из следующих постов.

День девятнадцатый. Сова или жаворонок?

Сегодня с утра провел утренний регламент, рассортировал все задачи в нужном порядке и довольный поехал на работу. Но работал не долго, часов до двух всего – позвонил отец и попросил, чтобы я посидел с заболевшей мамой. После того как приехал домой в список дел я уже не заглядывал.

Между тем дел с утра успел выполнить достаточно много и что примечательно, большую часть из них я сделал «чужими» руками: вместо меня на выезды ездил мой помощник, следил за печатью менеджер, поставщик сам подготовил необходимые материалы и т.д. Т.е. не совершая сам по сути никаких действий, я в конце дня с чистой совестью смог поставить галочку в квадратике «завершено» для многих дел. Мне понравилось! Нужно и в дальнейшем двигаться в этом направлении – делать не требующую личного присутствия работу чужими руками.

Сегодня сделал еще одно наблюдение. Считается, что человек лучше работает рано утром, чем вечером. Есть даже движение «жаворонков», о которых очень много информации в сети. Я честно пытался несколько раз себя приучить вставать каждый день в пять утра, но ничего не получилось! Максимум, держался дня три-четыре, а дальше шли провалы. Но интересно, что, даже вставая в пять утра, я в основном не работал, а вис в Интернете, и в целом занимался какой-то херней часов до семи-восьми. И только после этого делал что-то реально полезное. К тому же, далеко не каждый день удавалось заснуть до 11-12 часов (если ложишься позднее вставать в 5 утра очень сложно), мешают родные, «мешает» девушка и т.д.

Но в тоже время я заметил, что очень хорошо могу работать вечером, особенно когда никто не мешает. Между 21.00 и 01.00 у меня появляется некий прилив энергии, благодаря которому я могу работать в очень хорошем темпе. Поэтому я решил, что больше не буду насиловать свой организм бесполезными попытками вставать в пять утра. Гораздо продуктивнее будет вставать каждый день с 6.30 до 7.30 утра. Как раз будет время поделать свои дела и провести регламент.

День шестнадцатый, семнадцатый и восемнадцатый.

Вообще, правильнее было бы называть данный пост так: «О вреде алкоголя для тех, кто собирается развивать в себе полезные привычки». Мне очень стыдно перед собой и читателями данного блога, но в пятницу я так хорошо отметил день рождения нашей фирмы, что был не в состоянии написать в тот день заметку в блог. Более того, в следующий день, в субботу, я чувствовал себя очень плохо, буквально умирал, пришел в себя более-менее только к вечеру. Но и в субботу я не сделал запись блог: заехал к другу смотреть футбол и тупо забыл про блог и систему.

Почему же у данного поста такое название? Как пишут гуру тайм-менеджмента, в случае таких провалов, даже на один день, нужно начинать тридцатидневный цикл сначала. Вернее, обнулить счетчик дней. Я не согласен с таким подходом! Сейчас объясню почему.

Когда-то, давным-давно, я проходил программу «Соло на клавиатуре». Было это лет семь назад. Помню, я дошел примерно до сорокового упражнения и «сдулся». Прошел запал, и я забросил это дело. Через пару лет я опять вспомнил об этой программе, появилось время ее пройти – какое-то время сидел дома на больничном. Я начал проходить ее сначала и опять «сдулся» в районе сорокового упражнения. Прошло опять какое-то время и я опять захотел попробовать пройти эту программу. И о чудо, у меня остался сейв от предыдущего прохода! Я начал с упражнения, на котором остановился (хотя это неправильно!) и дошел где-то до семидесятого упражнения. Опять бросил это дело.

И вот, спустя год после последней попытки, я решил завершить это дело. И у меня получилось! Я прошел все сто упражнений этой долбанной программы! И более пяти лет я владею навыком слепого десятипальцевого набора на клавиатуре. Я печатаю гораздо быстрее, чем пишу! Данный навык очень пригодился мне и время, потраченное на его получения, окупилось в сотни, а может уже и тысячи раз! Одно из моих самых выгодных вложений.

Но если бы я действовал по правилам, я бы до сих пор печатал бы двумя пальцами, и скорее всего, вы бы не читали этих строк. Поэтому, иногда можно немножко нарушить правило, чтобы чего-то добиться (если не получается следовать ему до конца).


p.s. Как вы уже заметили, в данном посте ничего не сказано о тайм-менеджменте, и системе в целом. Дело в том, что я пришел к выводу, что либо я слишком много дел беру на себя, в то время как их нужно было бы делегировать, либо есть еще какая-то причина, которая не позволяет мне до конца внедрить данную систему в мою жизнь. В ближайшее время устрою публичный разбор.

День пятнадцатый. Получилось?

Сегодня утром в списке дел в категории DAY было 24 дела, из них большую часть я выполнил, остальные дела отложил на завтра или на понедельник. Под конец дня в списке дел у меня осталось всего одно дело! Очень приятное ощущение, когда ты очищаешь за день свой список дел. Причем реально времени бы хватило еще бы дел на 20-30, но это дело будущего.

Из минусов – почти не заглядывал в категорию CONTROL, вполне возможно из-за того, что вчера вечером эту категорию я не почистил.

Вот так вот.

День четырнадцатый. О птичках.

Два дня не вел утром регламент. Ощущение, что про многие дела просто забыл! Второй день подряд даю себе зарок перелопатить список дел, но никак не могу себя заставить. С другой стороны, сегодня пол дня не был в офисе – был на выезде и многие задачи, которые хотел сделать, не выполнил из-за этого...

Сейчас пришла мысль – надо тупо все несрочные дела перенести в папку LATER, и не париться с ними! А в DAY занести не более десяти дел.

Кстати, пришла мысль, что может стоит проводить регламент не утром, а вечером? Вечером, в крайнем случае, можно чуть позднее лечь, а вот утром найти время бывает очень сложно.

Прошло десять минут.

Тупо перевел все дела из DAY в IN, оставил около десятка. Сейчас буду разбирать их так, чтобы влезали на экран коммуникатор и оставляли чуть места.

Прошло еще тридцать минут.

Вроде справился – в DAY торчит всего около 20 дел (4/5 экрана). Есть оперативный простор. У всех дел убрал дату начала – чтобы пока не мешала. Завтра утром просмотрю LATER на предмет важных для меня заданий, добью DAY. Ну и продолжу пользоваться будильником! А жизнь-то, вроде, налаживается! (с).

День тринадцатый. День без регламента - деньги на ветер.

Сегодня утром забил на регламент – решил провести его в офисе и в итоге не провел. Любопытно, что примерно в одиннадцать часов утра, рука сама потянулась к карандашу, и я набросал себе на листке бумаги краткий список основных дел на сегодня. И все их выполнил!

Судя по всему, следование системе Кислого затормозило то, что в моем списке дел оказалось очень много задач. Если бы их было меньше, то, скорее всего бы я с большим удовольствием заглядывал в коммуникатор. Т.е. на данном этапе мне нужно проанализировать свой список дел и как можно больше перенести в раздел LATER, оставить на потом, когда появится время. И большую часть своего времени уделить самым важным на данном этапе вещам.

И еще. Слушая аудио-тренинг Бориса Жалило («Продажи. Школа тигра» и «Говорит клиент» – очень неплохие вещи по продажам), я пришел к мысли, что пора создать для себя своеобразный свод правил. В него записывать основные принципы жизни и работы, и почаще заглядывать в него!

Первая запись в мой «Свод Правил»: «Если ты не успеваешь что-то сделать вовремя, позвони клиенту и предупреди его об этом, даже если ты будешь звонить за одну минуту до того времени, как заказ должен быть сдан (или назначена встреча)».

День двенадцатый. А привычка ли это?

Поймал себя на странной мысли, что входит в привычку писать каждый день в блоге, а не следовать по системе тайм-менеджмента Васи Кислого. Вернее, система входит в привычку, но как-то не так. Регламент вроде бы провожу, в коммуникатор вроде бы смотрю, но дела не продвигаются. Т.е. все поверхностно как-то, что делать, хз. Только чуда ждать! ))

Кстати, идея с будильником хорошо только в определенных пределах – если система у вас работает, то и следовать ей не влом. А если у меня сегодня слетела синхронизация коммуникатора и ноутбука, и в разделе DAY телефона оказалось сразу более 50 дел, которые я должен был выполнять совсем в разные дни, то заглядывать туда лишний раз совсем не хочется.

Буду вкуривать дальше и надеяться на лучшее.

День одиннадцатый. Регламент, где ты, друг мой?

Что-то со мной не так. Похоже что система разрослась на столько, что я уже не могу ее контролировать. Мне страшно! Новые дела появляются гораздо быстрее, чем я решаю старые! В списке DAY свыше 100 задач! В Later еще 50! Хелп, что делать?

Все это морально сильно давит. Но нужно как-то разгрести. С утра проведу регламент (недельный отложил на завтра - сегодня так и не взялся за него, первый выходной за две недели). Сегодня и на работе побывал, и компьютер брату помог выбрать, собрать, установить винду, настроил все.

Пока спасение вижу в регламенте утром, потом будильниках через каждый час, и ежевечернем регламенте - хотя бы просто глазами лишний раз список дел окинуть, галочки расставить, что сделал. А то с утра иногда час и больше уходит на регламент.

День десятый. Выходной.

Сегодня с утра не нашел в себе сил провести день утренний регламент. Решил забить. Оказалось зря - упустил из вида несколько важных дел. Больше забивать не буду.

А завтра меня ждет первый еженедельный регламент. До завтра!

День десятый. Используем будильник в нестандартных целях.

В последние дни у меня возникла серьезная проблема: я очень редко заглядывал в список дел, поэтому многие дела не выполнялись и забывались. Кажется, я придумал для себя решение этой проблемы!

Метод «Будильника».

Если вы забываете о своих делах, вам нужно о них напомнить. А что может напоминать лучше, чем обычный будильник? На этом и основан этот метод: с определенной периодичностью заводится будильник с текстовым напоминанием о списке дел. И, каждый час (или сорок минут), ваш коммуникатор сам напоминает вам о том, чтобы вы заглянули в свой список дел!

Мне это сегодня реально помогло. Я завел будильник на 10.30 утра. Когда он сработал (запела мелодия, и завибрировал сам агрегат), на экране коммуникатора я увидел следующую надпись во весь экран: «Регламент! Посмотри в список дел!». Я улыбнулся и действительно посмотрел в список дел! И сразу выполнил одну или две задачи. После этого перевел будильник на час вперед – на 11.30 (а потом на 12.30, 13.30 и т.д.). Таким образом, большую часть рабочего дня я помнил о списке дел, и многие дела сделал!

Так что такой метод может помочь тем, у кого, так же как и у меня, не получается часто заглядывать в список дел. Только будильник лучше сразу поставить на все временные промежутки – три часа дня я забыл продлить будильник (перенести время звонка) и этот метод перестал работать.

День девятый. Бог любит троицу.

К сожалению, сегодняшний день мало отличается от двух предыдущих – почти не смотрел в список дел, поэтому многое не выполнил. Хотя когда смотрел – оперативно решал все вопросы. Что же тут поделать?

Появилась такая идея – поставить ряд будильников, и пускай они срабатывают каждый час. Мелодию поставить точно такую же, как и на звонке телефона. Услышаа звонок, увидел надпись на экране ("посмотри в список дел"), залез в список, окинул взглядом дела, сделал какое-нибудь дело. А дел на экране должно быть ровно столько, сколько их может влезть на один экран (иначе исчезают из прямой видимости).

Сегодня же поставлю несколько будильников на 9.30, 10.30, 11.30 и так до 18.30 включительно. Думаю, таким способом привлечь свое внимание к списку дел и к системе в частности. Иных методов не вижу , потому что не хватает внимания (и силы воли) глядеть в коммуникатор постоянно. Еще мне кажется, что это мое подсознание специально тормозит весь процесс – дела-то, которые увидишь в списке дел, нужно делать! Вот и усыпляет подсознанье мое внимание, а дела все накапливаются и накапливаются…

Есть еще одна нерешенная проблема – я так и не упорядочил «отношения» с бумажной входящей информацией и хранением справочных материалов. Необходимо уделить этому дополнительное время – сейчас порядок на столе поддерживаю только с помощью большой картонной коробки, которая стоит под столом. В эту коробку я «помещаю на неопределенное время» (тупо кидаю и забываю) все, что появляется на моем рабочем столе, ненужное в данный момент, но способное понадобиться в будущем. Правда, доставать из этой коробки нужные материалы то еще удовольствие!

А завтра будет десятый день, как я пытаюсь следовать данной системе!

День восьмой. Еще шаг назад.

Если вкратце – то все очень плохо. За весь день дай бог если поглядел пару раз в коммуникатор, с утра вообще не глядел (проснулся не у себя дома :)).

За это время пришел к выводу что, как и пишет Вася Кислый, дневных задач должно быть не больше, чем на экран кпк. Если их больше – необходимо использовать полосу прокрутки, к тому же, если задач много они морально на тебя давят своим числом. Может быть, поэтому я редко заглядывал туда эти два дня - слишком много задач? Надо проверить.

Еще один всплывший косяк – в последнее время я стал плохо вставать на работу, часто не слышу будильник. А из-за этого иногда не успеваю сделать утренний регламент, на который мне нужно минут тридцать времени. Но думаю я уже решил эту проблему – сегодня все-таки скачал и поставил на коммуникатор будильник, завтра с утра попробую.

На сегодня – все! )

День седьмой. Опять осечка.

Сегодня с утра я сделал утренний регламент полностью, что очень даже хорошо. На работе с утра стал частенько заглядывать в КПК и выполнять записанные там задачи. Особенно хорошо, когда заглядывая в КПК и видя задачу, ты сразу бросаешь все дела и выполняешь ее – делаешь телефонный звонок, рассчитываешь заказ или работаешь с документами. Причем, работаешь до тех пор, пока не выполнишь то, что хотел.
Для дел, выполнение которых занимает менее двух минут, существует одно простое правило – просто брось все дела и сделай это дело! Кстати, если ты вдруг хочешь записать дело, которое можешь сделать за две минуты, то постарайся сразу его сделать – записывать такие дела можно только в том случае, когда выполнить прямо сейчас его невозможно (например, позвонить поставщику, если выходной).

Но около обеда у меня случился провал – навалилось много срочных дел, которые требовали немедленного решения и я «поплыл» в результате несколько больших дел я не сделал, и упустил из виду много маленьких.

Завтра попробую расписать все более подробно – очень сильно хочу спать. В прямом смысле слова засыпаю у экрана компьюетра. Всем пока! (извиняйте за ошибки в тексте - завтра исправлю_

День шестой. Опять шаг назад.

Все-таки зря я расслаблялся два дня подряд (практически ничего не делал со своей системой). Сегодня с утра я не сделал утренний регламент – часто отвлекали какие-то мелкие дела и телефонные звонки. Решил, что сделаю его по ходу работы. Нифига! Весь день так и прошел – как только я пытался разобраться в моей системе, как меня что-то отвлекало, и я переключался на другие дела. В результате, в течение дня я так и не разобрал все задачи, которые у меня были записаны.

А всего-то и надо было – потратить на утренний регламент полчаса рано утром (и вчера вечером часик на еженедельный анализ). И все! Тогда, я бы себе с утра уже напомнил, какие дела необходимо сделать и что в первую очередь. Ведь получилось, что не я управлял делами, а дела мною. Например, позвонил клиент, которому нужно было завести распечатанный образец с утра, и спросил, почему я ему образец еще не завез. А я тупо забыл об этом! Пришлось, во-первых, извиняться перед клиентом, во-вторых, необходимо было придумать, как оперативно доставить этому клиенту образец, в третьих – пришлось потратить на все это больше денег (пришлось отправлять человека на такси), чем если бы все было продумано заранее.

Поэтому, беру себя в руки, и каждый день делаю утренний регламент до начала трудового дня, т.е. до полдевятого.


Еще один мой косяк заключается в том, что у меня очень много дел переходят из одной недели в другую. Т.е. есть у меня дело переставить виндовс на ноутбуке. Это дело я записал еще недели три назад. Но каждую неделю я откладываю это дело на следующую неделю, а потом опять на следующую (никак не могу выделить на это время – нужно часа три-четыре чистого времени разово). Таких дел у меня накопился десяток, а то и два. Думаю, что я что-то не то делаю: либо эти дела нужно было записать в категорию Later, либо ставить более реальные сроки. Нужно разобраться.

День пятый. Первые выводы.

Сегодняшний пост, как и вчерашний, затрагивает тему управления своим временем немного вскользь. Почему? Сейчас расскажу.

Сегодня я опять встал в пять часов утра. Умылся, попил чай, собрался и поехал в Самару на семинар (он длился два дня). Утренний регламент перенес на два часа вперед, потому что немного промешкался с утра и не успел его выполнить. В Самаре (а приехал я за час до семинара) я зашел в кафе перекусить, и заодно, провести там утренний регламент – обработать и отсортировать список дел на день.

Этот процесс, как и вчера, занял минут десять, потому что практически никакие дела на этот день я не планировал, – я знал, что весь день проведу на семинаре и ничего другого сделать не успею. Фактически весь день с пяти утра до десяти вечера я потратил либо на семинар, либо на сопутствующие ему дела (сборы, дорогу и т.д.) Часть мыслей, пришедших ко мне во время семинара, я записывал на коммуникатор (система учит, что записывать нужно абсолютно все мысли, причем в одно место - в коммуникатор или КПК), но большую часть я записал на ноутбук, на котором я печатал лекцию.

Опять-таки заметил такую вещь, что если ты не записал какую-то полезную для тебя мысль, то скорее всего ты ее потеряешь, по крайне мере на какое-то время. Те идеи, которые пришли к тебе в голову или которые ты услышал от других людей, но не зафиксировал, уйдут от тебя, и возможно больше не вернутся...

И когда-нибудь, услышав эту мысль от кого-нибудь, или прочтя ее в очередной бизнес книге или еще хуже, увидишь, что конкуренты успешно воплотили ее в жизнь, ты воскликнешь: «Боже мой! Мне же давным-давно приходила в голову эта мысль! Почему же я ей сразу не воспользовался? Она бы принесла мне очень много денег…». Ну а то, что ты записал, останется с тобой очень надолго, и скорее всего этими мыслями ты сможешь воспользоваться.

И напоследок, приятное наблюдение: я заметил, что выполнять стволовые задачи стало намного легче и привычнее, чем неделю назад (вести дневник, писать в блог, проводить утренний регламент и др.) Поэтому, можно сделать вывод, что похоже действительно можно выработать в себе полезную привычку за тридцать дней, если уже на пятый день видны какие-то результаты. Посмотрим, осталось всего двадцать пять дней.

День четверый. Семинар Левитаса.

Сегодня о системе писать особо нечего, потому что практически весь день я провел на семинаре Александра Левитаса «Партизанский маркетинг» (с 9.00 до 19.00) и часа четыре в машине. Т.е. заниматься чем-то иным, кроме самого семинара и "руления", совершенно не было времени, поэтому практически все задачи во время утреннего регламента я перенес на понедельник.

Кстати, система предполагает, что абсолютно вся информацию поступающая к вам, сразу заносится в коммуникатор (КПК) и никуда больше. Обосновывается это тем, что при некоторых навыках набирать текст стилусом быстрее, чем писать его на бумажном носителе, который имеет свойство постоянно куда-то пропадать, который не отредактируешь и т.д. Но я таким навыком пока не обладаю, поэтому когда нужно быстро записывать лецкию, мне удобнее пользоваться обычным блокнотом. Конечно, еще быстрее печатать на компьютере или ноутбуке (имея навык десятипальцевого набора), но не всегда их можно использовать. Поэтому мне пришлось использовать для записи блокнот, а уже потом дома его расшифровывать.

Кстати, я пришел к выводу, что чем больше запишешь, тем больше потом останется в голове. Машинная память, если не ошибаюсь – информацию запоминает не только мозг, но и рука, которая ее записывает и глаза, которые ее очередной раз прочитывают.

А для того, чтобы от новых знаний был толк, необходимо сразу использовать новые знания применительно к своей профессии или бизнесу. Само по себе знание клиентов к вам не приведет.

О самом семинаре более подробно я напишу чуть позже, через пару дней, когда все осмыслю, а пока – счастливо!

День третий. Первая ласточка чуть не разбилась.

Сегодня был странный день. Утром, во время завтрака, провел утренний регламент. На это ушло всего минут пятнадцать, что очень хороший результат для меня. Всю обработку делал в коммуникаторе – оказалось все достаточно быстро и удобно, особенно, если освоить горячие клавиши. К тому же обработку задач можно делать буквально в любом месте и состоянии.

Все бы хорошо, но так получилось, что днем в список дел я почти не заглядывал. Весь день мотался из угла в угол, и свободных минуток было очень мало (много ездил, встречался с людьми, звонил). Поэтому из всех дел сделал примерно одну пятую часть. Правда, ничего важного вроде бы не прошляпил (хотя, вполне возможно это я себя так успокаиваю).

Из плюсов – соблюдение регламента и стволовых задач становится все более привычным делом – вчера даже ужинать не пошел, пока запись в блог не сделал, боялся не успеть до 24:00 часов. Вообще, из стволовых дел, т.е. именно тех дел, которые должны превратиться в полезную привычку и которые составляют костяк организованности, я выполняю следующие:

1) Каждый день пишу запись в дневник, хотя бы пару абзацей;
2) Каждое утро провожу регламент (где бы меня утро не застало бы);
3) Каждый вечер делаю запись в этот блог.

И все таки система не зря предполагает то, что из коммуникатора ты должен не вылезать весь день. Если ты в него не смотришь, то ты не вспоминаешь о задачах. Если ты не вспоминаешь о задачах, ты их не выполняешь. Если ты их не выполняешь, ты что-то теряешь. А дела имеют склонность накапливаться…

p.s. А завтра я иду на семинар Александра Левитаса "Партизанский маркетинг"! Очень надеюсь что стану умнее и богаче :)

День второй. Первая ласточка.

Вчера, как и писал, я поставил будильники на трех девайсах – на КПК, на мобиле и на коммуникаторе. В результате, нормально сработал только будильник на мобиле (он то меня и разбудил), два других оказались небудильноспособными КПК-шка тихо проговаривала время, а коммуникатор еле слышно пиликал какие-то мелодии. Надо будет все настроить. Вобщем, я встал около семи часов (хотя заснул около полвторого) и в семь тридцать был уже позавтракан и умыт.

После завтрака я взялся за утренний регламент (обработку и сортировку задач) и просидел над этим почти полтора часа. В результате даже немного опоздал на работу. Но это того стоило! Практически весь день был у меня под контролем! Временами появлялось чувство, что я все помню и все знаю, все контролирую!

С утра у меня в категории DAY стояло порядка 19 задач, из них три срочных (приоритетных), две своловых (которые образуют полезные привычки), плюс в категории CONTROL еще 16 задач. За день я разобрался со многими задачами, и в конце дня осталось 11 задач в категории DAY и 12 задач в категории CONTROL. Через пару минут количество завершенных дел еще увеличится – я сделаю эту запись в блог и напишу в дневник.

Возможно, со стороны покажется мало, что из 19 задач, я сделал 8, или из 16 поручений выполнено всего 4 – но это были главнейшие задачи на день, первостепенные и стволовые. Плюс, в течение дня я делал пометки и решал и другие задачи, которые в данном списке не учитывал. Я сдвинул с места несколько давно-тянущихся дел, постоянно заглядывал в коммуникатор (одно из основополагающих действий системы!) чтобы поглядеть текущие задачи и вписать туда новые.

Задачи реально стали выполняться! А то, что их еще осталось достаточно много в списке дел, то это моя ошибка – я их слишком много туда засунул! Т.е., скорее всего, физически их все выполнить было бы очень сложно, а часть из них были не такие уж и важные. К тому же наша жизнь полна сюрпризов и неожиданностей, которые никак не угадаешь и которые могут сбить напрочь весь ваш план на день. Например сегодня заходили два клиента, которых я не ждал и которым нужно было уделить достаточно много времени. Или еще вот: полвечера я провозился с оборудованием - приезжал наладчик, и мое присутствие было необходимым.

Кстати, очередное наблюдение, дела, которые я не записал в задачи, благополучно забылись и поэтому не делались. Поэтому, крайне необходимо все свои текущие задачи ЗАПИСЫВАТЬ! Иначе проконтролировать их и лишний раз о них вспомнить вы не сможете! И мысли свои тоже нужно ЗАПИСЫВАТЬ! Иначе они могут так и не вернуться к вам, а то что вы придумали воплотит кто-то другой.

С уважением,
Константин Белобородов.

День первый. Первый блин комом.

Вчера вечером, перед сном, я завел этот блог, написал туда первый пост, завел два будильника на своем КПК и лег спать со спокойной душой, можно сказать, с чувством выполненного долга. Еще бы, ведь сегодня с утра, я планировал начать новую жизнь, встать пораньше (ставил первый будильник на 6:30, второй на 7:00) и провести утренний регламент.

Для справки. В системе Васи Кислого ключевую роль занимает утренний регламент – это время до или после завтрака, в которое вы обрабатываете накопившиеся за вчерашний день задачи, разбираете их по категориями и времени выполнения. Именно эти действия мобилизирует нас на продуктивную работу в течение дня – составление данного списка с утра, вы освежаете в голове текущие задачи, отбрасываете все лишнее и вырисуете в голове план действий на сегодняшний день. Добавлю, что данная система предполагает наличие у вас карманного компьютера или коммуникатора.

Представьте себе мое огорчение, когда я проснулся сам, без будильника, в восемь часов утра. А в девять часов уже на работе надо быть! Я решил отложить утренний регламент на несколько часов (моя критическая ошибка – нужно было бросить все неважные дела, типа завтрака, и все-таки выполнить регламент). А на работе появились новые дела, звонки, встречи… Поэтому половину дел, которые помнил вчера, я благополучно забыл, а вторую половину сделал в недостаточном объеме.

Еще одна ошибка заключалась в том, что в течение дня я не записывал свои дела (мысли, наблюдения) в свой коммуникатор – наверняка часть из них забудется, что может привести к очень негативным последствиям.

Сейчас заведу два (а может и три!) разных будильника на разных девайсах, чтобы наверняка встать завтра вовремя.

Вот такие пироги. (с)

С уважением,
Константин Белобородов.

Итак, приступим!

Меня зовут Белобородов Константин. Я решил завести блог, в котором я буду описывать процесс «привыкания к привычке». В инете есть достаточно много описаний 30-дневных экспериментов (например, тут), а начались они, по-моему, с гуру личного развития, Стива Павлины. Вот и я решил провести такой эксперимент с целью организации своей жизни и времени.

Я взял за основу «Успеватель» Васи Кислого. У него есть очень интересная система тайм-менеджмента, которая, судя по всему, достаточно хорошо подходит ко мне. Вернее, другие совсем не подходят (не смог пользоваться ими свыше двух-трех дней).

Систему Васи Кислого тоже пока так и не смог сделать привычкой – «запал» проходил за пару дней и я «забивал» на эту систему. Но я все время к ней возвращался! И сейчас, я решил, что нужно с ней окончательно разобраться! Кстати, система Васи Кислого очеть тесно перекликается с идеями Девида Аллена, описанные в книге «Как привести дела в порядок» (подробнее о книге и системе Аллена читайте тут и тут).

Специально для следования этой системы я вчера приобрел себе коммуникатор Toshiba G900 (ранее был КПК FS LOOX c550, но таскать его постоянно с собой, и обращаться к нему оказалось для меня очень неудобно).

Писать в данный блог я собираюсь каждый вечер – буду анализировать прошедший день, и то, как я следую данной системе, что получается, что нет. Также, я буду публиковать тут посты на смежные темы – настройка Outlook’a, коммуникатора и т.д.

С уважением,
Константин Белобородов.